Conheça a melhor metodologia de produtividade que existe

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen, um simpático senhor norte-americano que, como todos nós, achava que os métodos existentes eram falhos ou muito complicados. Ele queria algo simples, em que pudesse fazer mais com menos esforço. Com o tempo, reunindo diversos aprendizados e técnicas de produtividade ao longo da vida, ele publicou um livro que deu base à metodologia: “Getting Things Done” (Penguim Books) ou “A arte de fazer acontecer” (Campus), em português. Além deste livro, ele publicou mais dois: “Ready for anything” e “Making it all work”, este último publicado em português pela Editora Gente com o título “Fazendo as coisas acontecerem”, já fora de circulação. Há previsão de que todos os títulos sejam publicados em breve por outra editora brasileira, em português.

O GTD se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

1. Capturar – Tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável, como um papel. É bastante comum ver usuários de GTD andando com um bloquinho e caneta por aí.
2. Esclarecer – Tempo do dia em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou. Existe um fluxograma (que vou colocar mais adiante) que guia todo o processo.
3. Organizar – Organizar é apenas um dos passos do GTD. Estamos falando de uma metodologia de produtividade, não de organização. É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
4. Refletir – Este é o momento do planejamento no GTD, quando definimos prioridades. Trata-se de uma revisão que fazemos de todo o nosso sistema para não perder nada de vista.
5. Engajar – É executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle, porque você definiu prioridades.

O GTD se pauta bastante em um conceito chamado “mind like water” – “mente clara como água”, em português. Trata-se de uma analogia tirada das artes marciais (busque pelo termo no Google e encontrará dezenas de imagens do Bruce Lee) que faz jus à tranquilidade de ter tudo sob controle. Mas atenção: ter tudo sob controle não significa que sua vida é chata e previsível, mas que você sabe se organizar e se recompôr novamente, caso tudo saia dos trilhos com situações imprevisíveis (que, sabemos, acontecem o tempo todo). Não existe um dia igual ao outro. A analogia da água é interessante porque nem sempre a água está tranquila – em uma tempestade em alto mar, por exemplo. “Porém”, diz o próprio David, “ela sempre volta ao seu estado de tranquilidade original”. Se tivéssemos que definir onde o GTD quer nos levar, certamente é a esse estado de paz mental que, como diz o Daniel, acontece “sem precisar ir a um mosteiro”.

Não existe melhor fonte para aprender o GTD que o livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”. Porém, o que acontece é que o livro tem MUITA informação e pode ser demais para quem estiver começando. O próprio David Allen disse que, quando escreveu o livro, quis colocar TUDO sobre o GTD nele, o que pode ter causado esse excesso. Portanto, vale ler e reler mas, acima de tudo, começar aos poucos, pois há bastante coisa a ser implementada. Eu costumo dizer que o GTD tem o nível de complexidade que você quiser – desde organizar o seu dia a dia, suas tarefas, seus e-mails e seus compromissos, até seus objetivos e valores. Mas, para isso, tem que começar aos poucos. Eu mesma, que já li e reli o livro umas 200 vezes, sempre me pego lendo algo novo que não havia reparado antes. Isso depois de quase nove (!) anos. Trata-se de uma fonte riquíssima de informações, assim como os outros dois livros do David, já mais atualizados.

Para aprender a usar o GTD, seguem as minhas sugestões:

1. Ler o livro. Reler. Anotar dúvidas.
2. Fazer um curso da Call Daniel – única empresa no Brasil certificada pela David Allen Company.
3. Ler os artigos do meu blog, o Vida Organizada, dentro da macro-categoria GTD.
4. Participar de grupos de discussão, como o GTD Brasil, no Facebook.
5. Testar, praticar, se habituar. O GTD é uma habilidade como tocar violino – precisa ter disciplina e dedicação no começo até que vira algo que simplesmente flui e faz da sua vida uma linda melodia.

Em que ferramenta aplicar o GTD?

Existe uma espécie de busca fetichista no mundo GTD que diz respeito à jornada pela melhor ferramenta. Minha sugestão é: não encane com isso. O próprio David Allen disse que qualquer ferramenta que gerencie listas pode rodar o GTD. Logo, é disso o que você precisa. Algumas sugestões que os usuários costumam utilizar:

1. Evernote
2. Todoist
3. Wunderlist
4. Google Tasks / Tarefas
5. Outlook
6. Things
7. Toodledo – esta é a que eu uso
8. Omni Focus
9. Lotus Notes – esta é a que o David usa

Conheça o Fluxograma do GTD

Suponhamos que você esteja trabalhando e, de repente, se lembra de algo que você precisa fazer. Em vez de parar o seu trabalho, você apenas anota em um papel ao seu lado aquela informação e continua concentrado (passo 1: capturar). Mais tarde você lidará com ela (passo 2: esclarecer), mas agora não pode ser interrompido. Ao processar aquela informação, você irá inserí-la em uma lista de coisas a fazer (passo 3: organizar). Uma vez por semana, vai revisar todas as suas listas para definir o que deve priorizar na semana seguinte (passo 4: refletir). A ideia é que, no dia a dia, você não precise pensar (nem perder tempo) com esse planejamento. Você já terá refletido sobre suas prioridades. No dia a dia, basta fazer (passo 5: engajar).

Em resumo, você trabalhará com duas perguntas-chave ao processar suas informações: demanda alguma ação? e qual é a próxima ação?.

Demanda alguma ação? Não. Se não demanda qualquer ação, você tem algumas opções:

1. Deletar ou jogar fora – Geralmente spam de e-mails, informações que não são mais relevantes, algo que você achou que precisaria lembrar mas é inútil e qualquer outro tipo parecido.
2. Incubar – Você pode não precisar dessa informação agora, mas ela pode ser útil mais tarde. Ela então vai como lembrete na sua agenda ou para a sua lista de Algum dia / Talvez (Algum dia / Talvez são coisas que você gostaria de fazer, mas não no momento, como “voar de balão” ou “estrelar um filme”. É uma espécie de lista de desejos).
3. Referência – Basicamente, um simples arquivo por ordem alfabética, onde você guarda tudo aquilo que acredita precisar consultar algum dia. Documentos, certidões, garantias, entre outros.

Demanda alguma ação? Sim! Se demanda ação, a coisa fica divertidíssima:

1. Dá para fazer em menos de 2 minutos? – Faça na hora.
2. Sou a melhor pessoa para fazer isso? – Se não, delegue. Mantenha um registro do que foi delegado para poder cobrar depois.
3. Adie – Se demora mais de 2 minutos mas você precisa fazer o quanto antes, adie para a lista de próximas ações. Existem duas opções: Se tiver um dia específico ou um prazo, coloque uma data atrelada a essa tarefa ou insira na sua agenda (depende do seu gosto pessoal para ferramentas) / Se não tiver qualquer data atrelada, insira em sua lista de próximas ações organizada por contextos (situações, como por exemplo quando você está na rua, no trânsito, online ou ao telefone).
4. Demanda mais de um passo para ser concluído? – Se o que você precisa fazer tem duas ou mais etapas, para o GTD isso é considerado um projeto. Um projeto terá um grupo de tarefas, assim como informações de suporte (orçamentos aprovados, pautas de reuniões, apresentações, entre outros). Aí, o que você sempre tem que se perguntar é qual a próxima ação? É isso o que move os projetos no GTD.

Como saber o que fazer no dia a dia?

O David sugere que, sempre que estiver pronto para executar, cada um analise primeiro o contexto em que está inserido, depois o tempo disponível e, por último, sua energia e nível de atenção. Por exemplo: se eu tiver 15 minutos antes de entrar em uma reunião, vou analisar em que contexto estou (ex: ao computador), o tempo disponível (15 minutos) e meu nível de energia (fraco, pois estou ansiosa para a reunião). Isso direciona a minha execução. Eu não vou tentar executar tarefas que demorem mais de 15 minutos, porque senão vou ter que parar na metade para ir para a reunião. Também não vou tentar trabalhar em algo que demande foco se eu estou me sentindo péssima emocionalmente.

Assim deve ser feito ao longo do dia, de acordo com o contexto onde você estiver inserido. A ideia dos contextos para as listas é um dos meus recursos preferidos do GTD. Acredito que facilite muito na hora da execução e nos ajude a ter mais foco.

Tipos de trabalho

É importante saber que cada pessoa (e todas elas) tem três tipos de atividades no dia a dia:

1. Trabalho não planejado, o que eu costumo chamar de demandas do dia, imprevistos ou urgências. Por mais organizado que a gente seja, essas atividades sempre caem no nosso colo diariamente, então precisamos considerar o que fazer com elas quando isso acontecer. Os critérios para priorizar são seus horizontes de foco (explicados mais adiante).
2. Atividades pré-definidas, que são as coisas que você já tem na sua agenda (compromissos), nas suas listas de tarefas, projetos etc. Quanto mais alimentado estiver o seu sistema, maior a sua possibilidade de negociar prioridades com o chefe, por exemplo, ou ter controle sobre onde está investindo o seu tempo. Um sistema confiável que tenha tudo o que você precisa saber também dá bastante tranquilidade, porque você não fica com a sensação de que está esquecendo algo.
3. Definição do seu trabalho, que é basicamente o tempo que você passa processando, organizando suas listas e coletando novas informações. Não há milagre. Para ser produtivo, é necessário investir um tempinho ao longo do dia para fazer essas coisas.

Como você vai distribuir essas atividades ao longo do seu dia de trabalho é muito pessoal e varia de cargo, função e mesmo personalidade. Um gerente, por exemplo, passará mais tempo definindo o seu trabalho que um analista júnior, que atende mais demandas do dia. São particularidades que devem ser observadas para entender até mesmo como pode ser o aproveitamento de tempo do dia de cada um.

Os níveis do GTD

O GTD tem níveis chamados de “horizontes de foco”. Significa que você começa a se organizar a partir de um nível e, aos poucos, vai evoluindo para os outros, através da metodologia. São os seguintes níveis:

1. Pé no chão: São seus compromissos no calendário, lembretes, prazos, e-mails, demandas, tarefas e rotinas. Você primeiro deve colocar essas coisas em ordem.
2. Nível 1: Depois de ter o básico sob controle, você pensará em um nível um pouco mais alto, referente a projetos que estão em andamento no seu cotidiano.
3. Nível 2: Todos nós temos áreas pelas quais somos responsáveis na vida. Eu sou responsável pela minha família, pela minha saúde, pelo meu trabalho, pelos meus estudos, pela minha casa e por aí vai. O David chama este nível de áreas de foco ou “accountability” – é onde temos que prestar contas.
4. Ní­vel 3: Objetivos de curto prazo (de hoje a dois anos). O David entende que esse é um período preciso para trabalharmos em objetivos e que, acima disso, não dá para ter tanto controle.
5. Ní­vel 4: Justamente por não podermos ter esse controle, o nível 4 é chamado de visão. Afinal, qual a minha visão para daqui a 3, 5 ou 10 anos? Onde eu quero estar? Serve apenas como direcionamento.
6. Ní­vel 5: Qual seu propósito de vida? Para que você existe? Qual a sua missão? Onde você está investindo seu tempo hoje tem a ver com o que você quer? Você está vivendo uma vida coerente com os seus valores?

Todos esses níveis conversam uns com os outros e são trabalhados no GTD, mas é importante ir com calma e começar do primeiro (pé no chão). O David diz que é muito legal fazer o caminho inverso (começar do propósito e ir para as tarefas), mas que isso pode causar muita ansiedade. Afinal, qual a utilidade de saber qual é a nossa missão se não conseguimos sequer domar nossos e-mails na caixa de entrada? Por isso, comece se organizando a partir da base.

Revisões

Por fim, o GTD propõe que seu sistema seja revisado da seguinte forma:

1. Agenda ou calendário – Toda vez que precisar saber “o que tem pra hoje”. É claro que a agenda vai sendo alimentada aos poucos por você A ideia é que ela seja confiável. Geralmente: uma vez por dia.
2. Lista de próximas ações por contextos – Quando tiver tempo para ver “o que pode ser feito agora”. Geralmente: ao longo do dia.
3. Lista de projetos – Toda vez que precisar revisar seus comprometimentos de curto prazo. No que está trabalhando? Qual o status disso? Geralmente: uma vez por semana.
4. Áreas de foco – Toda vez que sentir que precisa conciliar as diversas áreas da sua vida. Geralmente: uma vez por mês.
5. Objetivos – Quando precisar verificar que está no caminho certo com relação ao que eu quer para a sua vida. Geralmente: uma vez a cada quatro meses.
6. Visão – Sempre que precisar de inspiração para seguir adiante. Geralmente: uma vez por ano.
7. Propósito ? Quando tiver grandes decisões a tomar. Geralmente: uma vez por ano.

Parece bastante coisa (e é), mas a ideia é que você implemente muito aos pouquinhos, obtendo controle em cada um dos níveis, até que tudo esteja acontecendo de maneira fluida. O David Allen costuma dizer que a pessoa que tem todo o seu sistema sob controle, consegue definir prioridades e tem essa visão sobre todos os níveis, está na posição do “capitão e comandante” do navio. A pior prática possível com relação à nossa produtividade é se organizar e ter a sensação de que “espero que esteja tudo ok!”. Isso dá muita insegurança! Como podemos nos concentrar e trabalhar em ideias se nossa cabeça está cheia de preocupações? Não é possível. Portanto, o estado de mente tranquila que estou buscando é justamente aquele por saber que meu inventário de ações está completo e atualizado, e todos os meus horizontes de foco estão integrados. Posso trabalhar nas minhas melhores ideias, prestar atenção à minha intuição e tomar decisões com a mente relaxada. Quem não quer isso? Isso é o GTD.

Mais sobre o GTD:

+ Meu sistema GTD + Os erros mais comuns que as pessoas cometem quando começam a usar o GTD